We moeten een gezamenlijke inventaris opzetten, ieder vanuit huis, zonder softwarebudget. De reflex zou Google Sheets zijn, maar we geven de voorkeur aan het vermijden van het toevertrouwen van de gegevens van de vereniging aan een reclamegigant. Framacalc, de online samenwerkende spreadsheet van Framasoft, voldoet aan deze specifieke behoefte: een gedeeld blad maken in enkele seconden, gratis, zonder registratie of verzameling van persoonlijke gegevens.
Framacalc en de automatische verwijdering: wat de homepage niet in detail uitlegt
Wanneer je Framacalc ontdekt, lijkt alles eenvoudig: je klikt, je krijgt een spreadsheet, je deelt de link. De valkuil is om dit blad te behandelen als een permanent bestand op je harde schijf.
Framacalc is gebaseerd op de vrije software Ethercalc, gehost door de vereniging Framasoft. De gemaakte tabellen worden na 335 dagen inactiviteit verwijderd (geen toegang, geen wijziging). Als niemand het document gedurende deze periode bekijkt, verdwijnt het zonder voorafgaande waarschuwing.
We hebben hetzelfde principe gezien toegepast op Framadate, waar de standaard levensduur die wordt aangekondigd 180 dagen is voordat het wordt verwijderd. Dit behoudsbeleid herinnert aan een vuistregel: een gratis verenigingsdienst is geen archiefruimte. Voor elk document dat bedoeld is om lang mee te gaan (boekhouding, meerjarige opvolging), exporteer je regelmatig naar CSV of HTML, de twee formaten die door Framacalc worden aangeboden.
Voordat je zelfs maar de eerste cel invult, kun je een Framasoft-tabel maken zoals Excel door de stappen voor het benoemen en delen te volgen, en vervolgens de URL in een intern document noteren om deze niet te verliezen.
Een samenwerkende Framacalc-tabel maken: de concrete stappen
Ga naar framacalc.org. De homepage toont een tekstveld om je tabel te benoemen en een knop om te creëren. Geen inschrijfformulier, geen wachtwoord.
Benoemen en genereren van de tabel
De gekozen naam wordt een deel van de URL. Als je “budget-asso-2026” typt, zal het adres eruitzien als framacalc.org/budget-asso-2026. Een duidelijke naam vergemakkelijkt het vinden, vooral wanneer je meerdere tabellen parallel beheert.
Een klik op “Maak een calc” opent onmiddellijk de editor. Het raster lijkt op een klassieke spreadsheet, met gelabelde kolommen en genummerde rijen.
Beschikbare functies en technische beperkingen
Framacalc biedt rekenfuncties die de gangbare behoeften dekken:
- Statistische, financiële en wiskundige functies (som, gemiddelde, standaarddeviatie, percentage)
- Tekstfuncties om tekenreeksen samen te voegen, te extraheren of te formatteren
- Basisgrafieken: histogram, lijnen, spreidingsdiagram
- Aantekeningen op de cellen om opmerkingen voor medewerkenden achter te laten
Daarentegen is het importeren van Excel- of OpenDocument-bestanden niet mogelijk. Het is ook niet mogelijk om werkboeken met meerdere bladen te maken. Als het project meerdere met elkaar verbonden tabbladen vereist, maak je zoveel aparte tabellen. De maximale capaciteit is 100.000 rijen, wat voldoende is voor de meeste verenigings- of educatieve toepassingen, maar niet voor massale gegevensverwerking.
Anonieme samenwerking op Framacalc: governance en veiligheid van de gedeelde link
De samenwerking werkt zonder gebruikersaccount. Iedereen met de link kan de tabel in realtime aanpassen. De wijzigingen verschijnen onmiddellijk voor alle deelnemers, met een raadpleegbare wijzigingsgeschiedenis.
Dit open model roept een governance-vraag op die de gebruiksaanwijzingen niet vaak behandelen. Als de link per ongeluk wordt verspreid (gekopieerd in een groepsmail, gepost op een forum), kan iedereen de inhoud wijzigen of verwijderen. Er is geen systeem van rechten per gebruiker of celvergrendeling.
Enkele praktische voorzorgsmaatregelen om toe te passen:
- Stuur de link alleen via privéberichten, nooit op een openbaar kanaal
- Bewaar een lokale kopie geëxporteerd in CSV na elke sessie van gezamenlijke werkzaamheden
- Voor een gevoelig project, overweeg het zelf hosten van een Ethercalc-instantie op een dedicated server, wat controle over netwerktoegang mogelijk maakt
Zelfhosting van Ethercalc: een alternatief wanneer Framacalc niet meer voldoende is
Framacalc is een publieke instantie van Ethercalc die wordt onderhouden door Framasoft. Wanneer de behoeften de grenzen van de tijdelijke tabel overschrijden (vertrouwelijke gegevens, hoge volumes, gegarandeerde beschikbaarheid), kun je Ethercalc op je eigen server installeren.
Zelfhosting geeft controle over het behoudsbeleid (geen automatische verwijdering), over toegangslimieten per IP of authenticatie, en over de frequentie van back-ups. Het is een technische aanpak die een minimum aan systeembeheer vereist, maar de documentatie van Framasoft biedt de basis om te beginnen.
De ervaringen variëren over de eenvoud van de opzet, afhankelijk van de serveromgeving, maar voor een structuur die regelmatig met gedeelde gegevens werkt, biedt zelfhosting een controle die de publieke instantie niet kan garanderen.
Framacalc tegenover Google Sheets: wat we winnen en wat we verliezen
Google Sheets biedt integraties (Apps Script, verbinding met andere Google-diensten), gedetailleerde rechten per gebruiker en een opslagcapaciteit die aan het Google-account is gekoppeld. Framacalc speelt niet op dit terrein.
Wat we winnen met Framacalc is samengevat in drie punten: geen verzameling van persoonlijke gegevens, geen advertenties, geen account vereist. Voor een workshop in de klas, een snelle peiling onder vrijwilligers of een tijdelijke voorraadopvolging is deze eenvoud een reëel voordeel. We sturen de link, iedereen werkt, we exporteren het resultaat.
Wat we verliezen, is de permanentie en de granulariteit. Geen toegang controle per persoon, geen import van bestaande bestanden, geen geavanceerde formules zoals macro’s. De keuze tussen de twee hangt af van de context: duur van het project, gevoeligheid van de gegevens, aantal medewerkers.
Framacalc vervult zijn rol wanneer we een snelle, ethische en probleemloze online samenwerkende spreadsheet nodig hebben. Voor een tijdelijke of verenigingsgebruik is het een hulpmiddel dat precies doet wat het belooft, op voorwaarde dat we niet vragen dat het een permanente opslagruimte is.
